1. Wsparcie w realizacji zadań publicznych
Jeżeli epidemia przerwała realizację zadania publicznego, prowadzonego przez organizację, wydatki poniesione do czasu ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce zostaną zakwalifikowane, mimo, że niektóre zadania nie będą mogły być zrealizowane „do końca” i niemożliwe będzie osiągnięcie rezultatów. W sytuacji niemożliwości dalszej realizacji działań prosimy o kontakt z wydziałem Urzędu Miejskiego, prowadzącym Państwa umowę. Skontaktujcie się Państwo z danym Wydziałem również jeżeli widzicie szansę na realizację zadania do końca roku (lub w terminie przewidzianym w ogłoszeniu konkursowym - np. dla zadań z zakresu kultury jest to 15 grudnia 2020 r.), wtedy zawsze można sporządzić aneks do umowy, aktualizując harmonogram, plan działań czy kosztorys.
Jeżeli nie widzicie Państwo możliwości realizacji zadania publicznego do końca roku, można umowę rozwiązać za porozumieniem stron. Niestety, nie ma takiej możliwości, aby zadania zaplanowane na podstawie podpisanej do końca roku umowy przenieść na rok następny.
Również jeżeli chcecie Państwo zrezygnować z podpisanej umowy, a dotacja nie została jeszcze przekazana do dnia otrzymania przelewu wystarczy informacja z Państwa strony, że rezygnujecie z realizacji umowy.
Jeżeli organizacja chce realizować zadanie publiczne, ale obawia się, że plan działań nie zostanie wykonany, a rezultaty nie zostaną osiągnięte należy skontaktować się z Wydziałem w celu aneksowania umowy. Organizacja może zaproponować korekty w opisie działań, rezultatach czy kosztorysie. Pamiętajcie jednak, że powinien być sporządzony aneks, który to uwzględni, bo niezmiennie podstawowym dokumentem regulującym współpracę samorządu z organizacją przy realizacji zadania publicznego pozostaje umowa.
Również, jeżeli chcielibyście zamienić formę działań na zdalną (którą może być m.in. kontakt telefoniczny, zajęcia online, kontakt z wykorzystaniem materiałów elektronicznych czy spotkanie na platformach komunikacyjnych itp.) jest to możliwe w takich przypadkach, kiedy nadal gwarantuje to osiągnięcie celu takiego działania. Wiele suwalskich organizacji już z takiej możliwości korzysta (świetlice środowiskowe, kluby sportowe, klub seniora, Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych). Pamiętajcie jednak, aby uzgodnić to z Wydziałem prowadzącym umowę, ponieważ nie każde zadanie da się jednak przeprowadzić zdalnie.
 
2. Doradztwo dla organizacji
W systemie dyżuru telefonicznego i mailowego nieprzerwanie funkcjonuje Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych. Doradcy udzielają porad nie tylko z zakresu realizacji zadań publicznych przez organizacje we współpracy z Miastem Suwałki, ale także wszelkiego doradztwa związanego z funkcjonowaniem organizacji w czasie epidemii, zwłaszcza z uzyskaniem pomocy w ramach tzw. tarcz antykryzysowych, czy skorzystania z innych rządowych programów pomocowych.
Od 18 maja Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych jest znowu otwarte w takich samych godzinach jak przed epidemią, tj. w poniedziałki i wtorki od godziny 12 do 20, w środy, czwartki, piątki od godziny 8 do 16, z zachowaniem podobnych wymogów sanitarnych jakie obowiązują w innych miejscach publicznych w Polsce. Istenieje również możliwość korzystania z sal Centrum dla niewielkich grup osób. 
Oczywiście, kontakt telefoniczny z Centrum (87 566 79 97) i mailowy (biuro@cwop.suwalki.eu) zostaje utrzymany, tak żeby osoby, które unikają kontaktów bezpośrednich z innymi mogły skorzystać z porad telefonicznych i mailowych.
 
3. Konkursy ofert do końca 2020 roku
Niestety, z powodu epidemii i znaczącego spadku dochodów Miasta Suwałk (dzisiejsze szacunki mówią o tym, że w miejskim budżecie może zabraknąć nawet 26 mln zł) najprawdopodobniej do końca roku nie będą ogłaszane nowe konkursy ofert, nie będzie też funduszy na nabory pozakonkursowe. Wszelkie oszczędności, które wynikną np. z rezygnacji organizacji z realizacji jakichś zadań publicznych w tej sytuacji wrócą do ogólnego budżetu miasta, który będzie musiał sprostać wydatkom, których nie można nie ponieść.
Jesteśmy w o tyle wyjątkowej sytuacji, że Miasto Suwałki i tak ogłosiło i rozstrzygnęło już 15 otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych w 2020 roku, dzięki czemu te zadania zaproponowane w konkursach przez organizacje, które są możliwe do wykonania, miejmy nadzieję, że w takiej czy innej formie, zostaną wykonane.
Jedyne dwa nieogłoszone do tej pory konkursy to konkurs na wkłady własne i w zakresie rewitalizacji. Niestety obecna sytuacja finansowa budżetu Miasta Suwałki nie pozwala na ich ogłoszenie.
 
4. Konkursy ofert w 2021 roku
Postaramy się natomiast nie zmniejszać puli środków na konkursy ofert w 2021 roku. Oczywiście, pod warunkiem że sytuacja finansowa budżetu miasta na to pozwoli. Ze względu na nieprzewidywalność sytuacji do tej kwestii z pewnością powrócimy przy jesiennym planowaniu przyszłorocznego budżetu.
 
Bardzo prosimy i dziękujemy za zrozumienie dla szczególnie trudnej sytuacji, w jakiej wszyscy się znaleźliśmy. Dzięki wzajemnemu wsparciu możemy ją przetrwać z nadzieją na powrót do współpracy w co najmniej takim wymiarze jak przed pandemią, bogatsi także o nowe, choć nierzadko trudne doświadczenia.