Biuro Prezydenta Miasta

1. Do zadań Biura Prezydenta Miasta należy:

1) W zakresie Komunikacji Społecznej:
a) wykonywanie zadań z zakresu obsługi prasowej Prezydenta i Urzędu polegającej w szczególności na:
-  prezentowaniu przedstawicielom mediów stanowiska Prezydenta,
-  przedstawianiu opinii i komentarzy do podejmowanych rozstrzygnięć,
-  autoryzowaniu wywiadów prasowych – z upoważnienia Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
-  prowadzenie Kroniki Miasta Suwałk,
b) tworzenie polityki informacyjnej oraz strategii medialnej Urzędu poprzez przygotowanie i koordynowanie działań związanych z komunikacją medialną i kampanii informacyjnych,
c) przygotowywanie materiałów i informacji do DwuTygodnika Suwalskiego,
d) opracowywanie strategii komunikowania związanej z sytuacjami kryzysowymi,
e) analizowanie wyników z konsultacji społecznych, badań i sondaży przeprowadzanych na terenie Miasta w celu ich wykorzystania dla budowania strategii komunikacyjnej z mieszkańcami,
f) analizowanie artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych, przekazów internetowych oraz badań opinii publicznej; przygotowywanie i redagowanie sprostowań, polemik oraz wyjaśnień,
g) przygotowywanie wystąpień i pism okolicznościowych,
h) przygotowywanie materiałów merytorycznych oraz graficznych na konferencje prasowe Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
i) organizowanie konferencji prasowych,
j) współpraca z Polską Agencją Prasową i mediami,
k) bieżące monitorowanie i zapoznawanie się z treścią publikacji prasowych dotyczących życia Miasta i działalności samorządu oraz informowanie Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika oraz naczelników właściwych wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych o ważniejszych publikacjach na ten temat,
l) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej www.um.suwalki.pl oraz administrowanie profilami Miasta na portalach społecznościowych,
ł) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem honorowego patronatu Prezydenta i udziału Prezydenta w komitetach honorowych,
m) nadzór nad realizacją udostępniania informacji publicznej przez poszczególne komórki organizacyjne w BIP;

2) W zakresie organizacji i funkcjonowania urzędu:
a) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b) ewidencjonowanie zarządzeń i porozumień Prezydenta,
c) publikacja zarządzeń Prezydenta, ich tekstów jednolitych i ujednoliconych w BIP,
d) przygotowywanie porządku posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta oraz protokołowanie jego posiedzeń,
f) prowadzenie rejestru skarg i rozpatrywanie skarg kierowanych do Prezydenta;

3) W zakresie współpracy z zagranicą i udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach:
a) prowadzenie spraw z zakresu współpracy zagranicznej w tym związanych z uczestnictwem Miasta w instytucjach międzynarodowych,
b) koordynowanie spraw współpracy z miastami partnerskimi,
c) przygotowywanie zagranicznych wyjazdów służbowych władz Miasta, w tym kompletowanie niezbędnej dokumentacji i organizacja podróży i pobytu,
d) obsługa delegacji i gości zagranicznych uczestniczących w imprezach organizowanych przez Miasto,
e) prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach.

2. Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu BPM.