Biuro Prezydenta Miasta

Do zadań Biura Prezydenta Miasta należy:

1) w zakresie Komunikacji Społecznej:
a) wykonywanie zadań z zakresu obsługi prasowej Prezydenta i Urzędu polegającej w szczególności na:
- prezentowaniu przedstawicielom mediów stanowiska Prezydenta,
- przedstawianiu opinii i komentarzy do podejmowanych rozstrzygnięć,
- autoryzowaniu wywiadów prasowych – z upoważnienia Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b) tworzenie polityki informacyjnej oraz strategii medialnej Urzędu poprzez przygotowanie i koordynowanie działań związanych z komunikacją medialną i kampanii informacyjnych,
c) przygotowywanie materiałów i informacji do Dwutygodnika Suwalskiego,
d) prowadzenie Kroniki Miasta Suwałk,
e) opracowywanie strategii komunikowania związanej z sytuacjami kryzysowymi,
f) analizowanie wyników z konsultacji społecznych, badań i sondaży przeprowadzanych na terenie Miasta w celu ich wykorzystania dla budowania strategii komunikacyjnej z mieszkańcami,
g) prowadzenie rejestru petycji oraz prowadzenie postępowania związanego z ich rozpatrywaniem, w tym m.in.: umieszczanie na stronie internetowej cyfrowego odwzorowania petycji, aktualizowania o dane dotyczące przebiegu postępowania oraz przewidywanego terminu i sposobu załatwienia petycji, a także zawiadomienie podmiotu wnoszącego o sposobie załatwienia petycji,
h) analizowanie artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych, przekazów internetowych oraz badań opinii publicznej; przygotowywanie i redagowanie sprostowań, polemik oraz wyjaśnień,
i) przygotowywanie wystąpień i pism okolicznościowych,
j) przygotowywanie materiałów merytorycznych oraz graficznych na konferencje prasowe Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
k) organizowanie konferencji prasowych,
l) współpraca z Polską Agencją Prasową i mediami,
m) bieżące monitorowanie i zapoznawanie się z treścią publikacji prasowych dotyczących życia Miasta i działalności samorządu oraz informowanie Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika oraz naczelników właściwych wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych o ważniejszych publikacjach na ten temat,
n) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej www.um.suwalki.pl oraz administrowanie profilami Miasta na portalach społecznościowych,
o) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem honorowego patronatu Prezydenta i udziału Prezydenta w komitetach honorowych,
p) nadzór nad realizacją udostępniania informacji publicznej przez poszczególne komórki organizacyjne w BIP,
q) pozyskanie od wydziałów materiałów częściowych i kompleksowe opracowywanie treści „raportu o stanie miasta” za rok poprzedni, który stanowi przedmiot debaty Rady podczas sesji absolutoryjnej,
r) prowadzenie postępowań związanych z wykonywaniem przez podmioty zawodowej działalności lobbingowej oraz podmioty bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, w tym dokumentowania podejmowanych kontaktów, publikowanie na stronie BIP informacji o działaniach lobbingowych podejmowanych przez podmioty zewnętrzne w procesie stanowienia prawa,

2) w zakresie organizacji i funkcjonowania urzędu:
a) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b) ewidencjonowanie zarządzeń i porozumień Prezydenta,
c) publikacja zarządzeń Prezydenta, ich tekstów jednolitych i ujednoliconych w BIP,
d) przygotowywanie porządku posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta oraz protokołowanie jego posiedzeń,
e) protokołowanie narad organizowanych przez Prezydenta Miasta,
f) prowadzenie rejestru skarg i rozpatrywanie skarg kierowanych do Prezydenta,
g) prowadzenie rejestracji interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków,

3) w zakresie współpracy z zagranicą i udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach:
a) prowadzenie spraw z zakresu współpracy zagranicznej w tym związanych z uczestnictwem Miasta w instytucjach międzynarodowych,
b) koordynowanie spraw współpracy z miastami partnerskimi,
c) przygotowywanie zagranicznych wyjazdów służbowych władz Miasta, w tym kompletowanie niezbędnej dokumentacji i organizacja podróży i pobytu,
d) obsługa delegacji i gości zagranicznych uczestniczących w imprezach organizowanych przez Miasto,
e) prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu BPM.