Do zadań Wydziału Obsługi Prezydenta, Komunikacji Społecznej i Promocji należy:

1)       w zakresie Komunikacji Społecznej:
a)      wykonywanie zadań z zakresu obsługi prasowej i koordynowanie polityki informacyjnej  Prezydenta i Urzędu  polegającej w szczególności na:
-        prezentowaniu przedstawicielom mediów stanowiska Prezydenta,
-        przedstawianiu opinii i komentarzy do podejmowanych rozstrzygnięć,
-        autoryzowaniu wywiadów prasowych – z upoważnienia Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b)      tworzenie polityki informacyjnej oraz strategii medialnej Urzędu poprzez  przygotowanie i koordynowanie działań związanych z komunikacją medialną i kampaniami informacyjnymi,
c)      przygotowywanie materiałów i informacji do Dwutygodnika Suwalskiego,
d)     prowadzenie Kroniki Miasta Suwałki,
e)      opracowywanie strategii komunikowania związanej z sytuacjami kryzysowymi,
f)       analizowanie wyników z konsultacji społecznych, badań i sondaży przeprowadzanych na terenie Miasta w celu ich wykorzystania do budowania strategii komunikacyjnej,
g)      monitorowanie i analiza: przekazów medialnych, artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych, przekazów internetowych oraz badań opinii publicznej, przygotowywanie i redagowanie sprostowań, polemik, wyjaśnień oraz przeprowadzanie badań dotyczących strategicznych obszarów działalności samorządu,
h)      przygotowywanie wystąpień i pism okolicznościowych,
i)        organizowanie konferencji oraz przygotowywanie materiałów merytorycznych (graficznych) na konferencje prasowe Urzędu, Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
j)        prowadzenie obsługi fotograficznej na potrzeby własnych wydawnictw, miejskiego serwisu internetowego i profili na portalach społecznościowych,
k)      współpraca z Polską Agencją Prasową i innymi mediami,
l)        bieżące monitorowanie i zapoznawanie się z treścią publikacji prasowych dotyczących miasta i działalności samorządu oraz informowanie Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika oraz naczelników właściwych wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych o ważniejszych publikacjach na ten temat,
m)    prowadzenie i aktualizacja strony internetowej www.um.suwalki.pl, oraz administrowanie profilami Miasta na portalach społecznościowych,
n)      prowadzenie spraw związanych z udzielaniem honorowego patronatu Prezydenta i udziału Prezydenta w komitetach honorowych,
o)      koordynacja przyjmowania zaproszeń i podejmowania decyzji udziału w rankingach, konkursach, ankietach porównawczych itp. przedsięwzięciach organizowanych dla gmin i miast oraz inicjowanie samodzielnego zgłaszania udziału w/w przedsięwzięciach, wykonywanie zestawień wyników udziału i ich publikacja na potrzeby informacyjno-promocyjne,
p)      prowadzenie akcji informacyjnych związanych z organizacją konsultacji społecznych i innych wydarzeń miejskich,
q)      promowanie zasad partycypacji społecznej, wspieranie inicjatyw społecznych poprzez konsultacje społeczne,
r)       wspieranie inicjatyw społecznych skierowanych w szczególności dzieci i młodzieży oraz przeciwdziałających marginalizacji niektórych grup społecznych,
s)       organizowanie i prowadzenie spraw kapituły Włóczni Jaćwingów dotyczących wyłonienia laureatów nagrody,

2)       w zakresie promocji:
a)      opracowywanie i realizacja strategii promocji Miasta Suwałki oraz kreowanie marki Miasta Suwałki,
b)      tworzenie, koordynowanie i monitorowanie rocznych planów promocji Miasta we współpracy z wydziałami i jednostkami miejskimi,
c)      inicjowanie i inspirowanie własnych przedsięwzięć promocyjnych miasta oraz wspieranie promocyjne organizatorów imprez, odbywających się na terenie miasta,
d)     ocenianie, monitorowanie, opiniowanie i nadzór merytoryczny realizacji działań promocyjnych przez wydziały urzędu, miejskie jednostki organizacyjne i inne podmioty w celu kreowania spójnego wizerunku miasta,
e)      planowanie, koordynowanie i nadzór nad kampaniami promocyjnymi, informacyjnymi i społecznymi z udziałem miasta,
f)       prowadzenie spraw w zakresie opracowywania założeń strategicznych w zakresie marki, promocji i wizerunku miasta,
g)      planowanie, udział w projektowaniu zlecanie lub własna produkcja projektów graficznych na potrzeby wydziałów urzędu,
h)   prowadzenie spraw dotyczących projektowania, zamawiania i dystrybucji miejskich gadżetów promocyjnych, wydawnictw promocyjnych, banerów, filmów, spotów itp.,
i)        promocja inwestycyjna miasta (terenów inwestycyjnych i możliwości inwestowania), promocja przedsiębiorczości, tworzenie i administrowanie ofertami inwestycyjnymi, obsługa inwestorów i podmiotów zainteresowanych rozpoczęciem i prowadzeniem działalności gospodarczej w mieście oraz przygotowywanie w tym zakresie stosownych materiałów promocyjnych,
j)        promocja turystyczna miasta i współpraca w tym zakresie z Centrum Informacji Turystycznej,  Wydziałem Kultury i Sportu, Ośrodkiem Sportu i Rekreacji oraz innymi instytucjami i podmiotami działającymi w branży turystycznej,
k)      podejmowanie inicjatyw, organizacja, współudział i reprezentowanie miasta podczas imprez i wydarzeń o charakterze promocyjnym,
l)        upowszechnianie, nadzór i monitoring nad stosowaniem Systemu Identyfikacji Wizualnej przez urząd i miejskie jednostki organizacyjne oraz podmioty zewnętrzne ubiegające się o możliwość korzystania z symboli miasta,
m)    współpraca z wydziałami Urzędu, jednostkami miejskimi i środowiskami lokalnymi oraz instytucjami i organizacjami ogólnopolskimi i międzynarodowymi w zakresie promocji Miasta,

3)       w zakresie obsługi Prezydenta:
a)      prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b)      ewidencjonowanie zarządzeń i porozumień Prezydenta,
c)      publikacja zarządzeń Prezydenta, ich tekstów jednolitych i ujednoliconych w BIP,
d)     przygotowywanie porządku posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta oraz  protokołowanie jego posiedzeń,
e)      protokołowanie narad organizowanych przez Prezydenta Miasta,
f)       prowadzenie rejestru  skarg, wniosków i petycji kierowanych do Prezydenta oraz prowadzenie postępowania związanego z ich rozpatrywaniem, w tym m.in.: umieszczanie na stronie internetowej cyfrowego odwzorowania petycji, aktualizowania o dane dotyczące przebiegu postępowania oraz przewidywanego terminu  załatwienia petycji, a także zawiadomienie podmiotu wnoszącego o sposobie załatwienia skargi i wniosku i petycji,
g)      prowadzenie rejestracji interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
h)      nadzór, monitorowanie i okresowa kontrola aktualności treści publikowanych w BIP przez poszczególne komórki organizacyjne,
i)        pozyskanie od wydziałów materiałów częściowych i kompleksowe opracowywanie treści „raportu o stanie miasta”, który stanowi przedmiot debaty Rady podczas sesji absolutoryjnej,
j)        prowadzenie postępowań związanych z wykonywaniem przez podmioty zawodowej działalności lobbingowej oraz podmioty bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, w tym dokumentowania podejmowanych kontaktów, publikowanie na stronie BIP informacji o działaniach lobbingowych podejmowanych przez podmioty zewnętrzne w procesie stanowienia prawa,

4)       w zakresie współpracy z zagranicą i udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach:
a)      prowadzenie spraw z zakresu współpracy zagranicznej w tym związanych z uczestnictwem miasta w instytucjach międzynarodowych,
b)      koordynowanie spraw współpracy z miastami partnerskimi,
c)      przygotowywanie zagranicznych wyjazdów służbowych władz miasta, w tym kompletowanie niezbędnej dokumentacji i organizacja podróży i pobytu,
d)     obsługa delegacji i gości zagranicznych uczestniczących w imprezach organizowanych przez miasto,
e)      prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w krajowych związkach i stowarzyszeniach.
 

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu PKP.